SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F

Organisation professionnelle qui représente les entreprises du bâtiment et des travaux publics de Seine-et-Marne. Le service Emploi de la FFB Île-de-France EST (BTP77) aide ses adhérents, entreprises de BTP en Seine et Marne à recruter leurs nouveaux collaborateurs sur tous les métiers.

Vos missions :

Gestion administrative et suivi des chantiers :

• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des mails

• Gérer les courriers et documents administratifs

• Préparer et suivre les dossiers de chantiers

• Assurer le suivi administratif des sous-traitants et fournisseurs

• Suivre les commandes et les livraisons

• Pointer les factures

• Classer et archiver les documents

• Assurer le lien entre la direction, les conducteurs de travaux et les équipes de chantier

• Assurer les relances clients, fournisseurs et partenaires

• Suivre les échéances administratives et financières des différents dossiers

Gestion des proratas :

• Assurer la gestion et le suivi des comptes prorata des chantiers

• Collecter et contrôler les dépenses liées aux proratas

• Préparer les éléments nécessaires à la répartition des charges entre les entreprises ;

• Assurer les relances et le suivi des règlements ;

• Préparer les documents de suivi et de régularisation des proratas.

Appels d’offres et mémoires techniques :

• Effectuer une veille et participer au suivi des appels d’offres publics

• Préparer et constituer les dossiers de candidature et de réponse

• Assurer le suivi administratif des consultations

• Rédiger, mettre en forme et actualiser les mémoires techniques en collaboration avec la direction et les équipes techniques

• Assurer le respect des délais de remise des offres

Gestion du site internet :

• Administrer et mettre à jour le site internet de l’entreprise

• Publier les photos et réalisations des chantiers

• Mettre à jour les contenus et actualités de l’entreprise

• Organiser et classer les photos des différents chantiers

Réunions et communication :

• Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions

• Animer certaines réunions et assurer le suivi des échanges

• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions

• Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser

• Effectuer les relances auprès des différents interlocuteurs afin de garantir le respect des engagements et des délais

Gestion du SAV :

• Réceptionner et enregistrer les demandes de SAV des clients

• Assurer le suivi des réclamations et demandes d’intervention

• Organiser et planifier les interventions avec les équipes de chantier

Profil recherché :

Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, réactive et polyvalente.

Une première expérience dans le secteur du BTP, et idéalement dans le gros œuvre, est souhaitée.

Vous êtes à l’aise avec :

• Word, Excel et Outlook

• La gestion administrative

• Le suivi de dossiers et de facturation

• Le contact téléphonique et les échanges avec les clients et fournisseurs

• La connaissance du vocabulaire et des documents propres au secteur du BTP est un véritable atout

Qualités recherchées :

• Organisation et rigueur

• Autonomie

• Réactivité

• Bon relationnel

• Esprit d’équipe

• Sens des priorités

• Discrétion et professionnalisme

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans le gros œuvre un(e) SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F en CDI